¿Cómo puedo mejorar mi manejo de tiempo y aumentar mi productividad?

Este es un artículo basado en el video de YouTube que hice sobre el mismo tema (link acá). Entonces, ¿cómo puedo manejar mejor mi tiempo y aumentar mi productividad?

Comencemos por lo básico: somos muy malos administrando nuestro tiempo, especialmente si son estudiantes de medicina. Terminamos usando la excusa de "no tengo tiempo", pero realmente necesitamos saber cómo administrar el valioso tiempo que tenemos cada día, semana, mes, etc. No se necesitan súper poderes, pero sí utilizar súper herramientas, como las que les presentaré a continuación.

A. Ver tu tiempo como dinero: ¡hay que presupuestarlo!

Si tenemos 24 horas en un día, ¿cómo asignamos para qué será cada hora? Comencemos con tus obligaciones. Supongamos que recibís clases o trabajás de 8am a 4pm, eso quiere decir que de tus 24 horas iniciales, sólo te quedan 16 horas. De esas 16 horas, entre todos tus tiempos de comida, supongamos que te tardás 3 horas; ahora te quedan 13 horas. No vamos a dejar de lado dormir, porque para ser productivo, hay que estar en un buen estado físico y mental, así que digamos que vas a dormir por lo menos 7 horas al día... así que sólo nos quedan 6 horas libres. ¿Cómo las invertimos? Ahí es donde entra la clave, saber en qué querés invertir tiempo, cuáles son tus prioridades, a qué vale la pena dedicarse. Podrías leer algo, ver una serie, hacer ejercicio, meditar, aprender una nueva habilidad, etc. Las posibilidades realmente las trazás vos (suponiendo que no tenés más obligaciones pendientes en el desglose de horas que hicimos previamente). Así que, ¡comencemos a presupuestar nuestro tiempo!

B. Utilizar la Matriz de Eisenhower

Esta matriz es una herramienta organizacional que ayuda a clasificar tus tareas según su importancia y según su urgencia (factor tiempo). Decimos que algo es importante si tiene un impacto positivo o negativo en cualquier área de tu vida diaria y decimos que es urgente si tiene una fecha límite hoy mismo o casi en ese instante.

• Primer cuadrante: cumple los criterios de urgente e importante, lo que significa que se debe hacer inmediatamente.

• Segundo cuadrante: son tareas importantes, pero no urgentes. Estas tienen un peso e impacto considerables, pero afortunadamente, no tienen una fecha límite cercana, por lo que se pueden programar para ser realizados más adelante. Cuidado: no caer en procrastinación para que no asciendan a ser tareas del primer cuadrante.

• Tercer cuadrante: estas se deben completar inmediatamente, pero tal vez no por tu persona ya que tienes tareas más importantes; por ende, estas se pueden delegar a otras personas en tu equipo.

• Cuarto cuadrante: ya que no son ni urgentes ni importantes, procedemos a eliminarlas ya que son distracciones para nosotros y nuestros equipos de trabajo.

C. Utilizar tableros Kanban

El concepto de esto es sencillo. Voy a organizar mis tareas y trabajos pendientes en 3 columnas (o cuantas quieras en realidad): 1) Pendientes; 2) En proceso; 3) Terminadas. Así, puedo ir moviendo mis tareas entre columnas como un flujo de trabajo. Claro, es más fácil dicho que hecho, pero por lo menos es una guía visual para ver todo lo que ya he concluído y motivarme a terminar todo lo que tengo pendiente.

D. Getting Things Done

Hay un concepto "haremos las tareas que querramos hacer en ese momento". Por mucho que querramos organizarnos, a veces queremos terminar ciertas tareas primero, porque tal vez nos motivan, nos emocionan o genuinamente disfrutamos hacerlas. El punto de todas estas herramientas es hacer más cosas en el menor tiempo posible; sin embargo, a veces es frustrante pensar en cuantas cosas aún debemos hacer. Así que, la recomendación principal es fijarse cuáles serán las prioridades para el día y cumplir esas 2-3 tareas. Las demás serán agregadas (siempre y cuando no sean urgentes).

Si tienen más herramientas, agradecería mucho las pudieran dejar como comentario en esta publicación. Si les gustó, compártanlo con todos sus amigos y amigas para que podamos ser productivos juntos y mejoremos nuestras vidas personales, académicas y laborales. ¡Un abrazo a todos!